Politica de Tratamiento de Datos Personales de Casa Roble

BORRADOR PARA REVISION JURIDICA. No publicar ni activar hasta reemplazar todos los campos DATO DE PRUEBA (por completar antes de uso comercial), completar el inventario real de encargados y obtener aprobacion profesional.

Version de borrador: 1

Fecha de ultima revision: 28 de agosto de 2026

1. Identificacion del responsable

[[NOMBRE O RAZON SOCIAL]], identificado con [[TIPO Y NUMERO DE IDENTIFICACION / NIT]], con domicilio en [[DIRECCION, MUNICIPIO Y DEPARTAMENTO]], Colombia, es responsable del tratamiento de datos personales realizado bajo la marca Casa Roble.

Canales para asuntos de datos personales:

• Correo: [[CORREO DE PRIVACIDAD]].
• Telefono: [[NUMERO DE CONTACTO]].
• Direccion: [[DIRECCION PARA NOTIFICACIONES]].
• Area o persona responsable: [[AREA O CARGO RESPONSABLE]].

2. Alcance

Esta Politica aplica a los datos personales tratados por Casa Roble en el sitio web, la PWA, correo, WhatsApp, formularios, atencion al cliente, ventas, envios, eventos y demas canales bajo su responsabilidad. Tambien orienta a empleados, contratistas y proveedores que traten datos por cuenta de Casa Roble.

3. Marco normativo

La Politica se interpreta conforme al articulo 15 de la Constitucion Politica, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demas normas colombianas aplicables sobre proteccion de datos personales.

4. Definiciones

Para esta Politica se aplican las definiciones legales de autorizacion, base de datos, dato personal, dato publico, dato sensible, encargado del tratamiento, responsable del tratamiento, titular, tratamiento, transferencia y transmision.

5. Principios

Casa Roble aplicara los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulacion restringida, seguridad y confidencialidad. Recopilara datos pertinentes y no excesivos para finalidades informadas y adoptara medidas razonables para mantenerlos exactos y protegidos.

6. Categorias de datos tratados

Segun el servicio utilizado, Casa Roble puede tratar:

• Identificacion: nombres, apellidos, tipo y numero de identificacion cuando sea legalmente necesario.
• Contacto: correo, telefono, ciudad y canales de comunicacion.
• Cuenta: identificadores internos, credenciales protegidas, proveedores de autenticacion y sesiones.
• Entrega: nombre de quien recibe, direccion, apartamento o torre, ciudad, departamento y referencias.
• Transacciones: carrito, productos, pedidos, valores, estado de pago, devoluciones y comprobantes.
• Atencion: mensajes, solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y evidencias aportadas.
• Seguridad: direccion IP transformada o protegida, dispositivo, navegador, fechas, intentos de acceso y registros tecnicos.
• Preferencias: consentimiento de mercadeo, productos consultados y preferencias comunicadas.
• Datos laborales o de proveedores: cuando exista una relacion contractual con Casa Roble.

Casa Roble no almacena numeros completos de tarjetas, codigos de seguridad ni credenciales bancarias. La pasarela de pago trata esa informacion conforme a sus propias politicas.

7. Finalidades necesarias

Casa Roble puede tratar datos para:

1. Gestionar registro, autenticacion, verificacion de correo y recuperacion de cuenta.
2. Mantener sesiones seguras, prevenir fraude, investigar incidentes y controlar accesos.
3. Crear y administrar carritos, reservas temporales, pagos, pedidos, envios y entregas.
4. Emitir comprobantes y cumplir obligaciones contables, tributarias y de proteccion al consumidor.
5. Gestionar cambios, retractos, reversiones, garantias y devoluciones.
6. Atender consultas, solicitudes, peticiones, quejas y reclamos.
7. Comunicar novedades operativas sobre cuenta, compra, pago o envio.
8. Conservar evidencia de autorizaciones y aceptaciones de documentos legales.
9. Mejorar seguridad, estabilidad, accesibilidad y rendimiento del servicio.
10. Ejercer o defender derechos en procedimientos administrativos o judiciales.

Cuando un dato sea indispensable para contratar o cumplir una obligacion legal, no suministrarlo puede impedir la prestacion solicitada.

8. Finalidades opcionales

Con autorizacion cuando sea requerida, Casa Roble puede:

• Enviar novedades, lanzamientos, disponibilidad y comunicaciones promocionales.
• Analizar interacciones para segmentar comunicaciones y medir su efectividad.
• Invitar a encuestas o actividades de relacionamiento.

Estas finalidades son opcionales. El titular puede negarse o retirar su autorizacion sin perder acceso a las funciones necesarias para comprar o gestionar pedidos.

9. Autorizacion

Salvo las excepciones legales, Casa Roble obtendra autorizacion previa, expresa e informada por medios que permitan su consulta posterior. La autorizacion informara el tratamiento, las finalidades, los derechos y los canales del responsable.

Casa Roble conservara prueba de la autorizacion y de la version de los documentos aceptados. El silencio, las casillas premarcadas o la inactividad no se interpretaran como autorizacion cuando la ley exija una manifestacion expresa.

10. Derechos de los titulares

El titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorizacion, salvo excepcion legal.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el tramite previo cuando sea exigible.
• Revocar la autorizacion o solicitar la supresion cuando el tratamiento no respete la ley y proceda esa medida.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.
• Responder de manera facultativa preguntas sobre datos sensibles o de menores de edad.

11. Consultas

El titular, sus causahabientes o representantes acreditados pueden consultar la informacion personal que repose en las bases de Casa Roble escribiendo a [[CORREO DE PRIVACIDAD]].

La consulta se respondera en un maximo de diez (10) dias habiles desde su recibo. Si no es posible hacerlo en ese plazo, se informara el motivo y la nueva fecha, que no superara cinco (5) dias habiles adicionales, sin perjuicio de una norma posterior mas favorable.

12. Reclamos

Las solicitudes de correccion, actualizacion, supresion, revocatoria o aquellas relacionadas con un posible incumplimiento deben incluir:

• Identificacion del titular y, si aplica, acreditacion de la representacion.
• Descripcion clara de los hechos y de la solicitud.
• Direccion fisica o electronica para recibir respuesta.
• Documentos o evidencias que se quieran hacer valer.

Si el reclamo esta incompleto, Casa Roble solicitara la correccion dentro de los cinco (5) dias siguientes. Si transcurren dos (2) meses sin recibirla, se entendera desistido. Si Casa Roble no es competente, trasladara el reclamo a quien corresponda dentro de los dos (2) dias habiles siguientes e informara al interesado.

El reclamo completo se atendera en un maximo de quince (15) dias habiles. Cuando no sea posible, se informara el motivo y la fecha de respuesta, que no superara ocho (8) dias habiles adicionales.

13. Supresion y revocatoria

La revocatoria o supresion no procede cuando exista un deber legal o contractual de conservar los datos, sean necesarios para formular o defender reclamaciones, o aplique otra excepcion legal. En esos casos se informara el fundamento y se limitaran los usos a los fines permitidos.

14. Datos sensibles y de menores de edad

Casa Roble no solicita datos sensibles como condicion general para comprar. Si excepcionalmente fueran necesarios, informara su caracter facultativo, la finalidad y las medidas reforzadas aplicables.

Los servicios de compra estan dirigidos a mayores de edad. Casa Roble no busca tratar datos de ninos, ninas o adolescentes. Si identifica una recopilacion no autorizada, evaluara y eliminara o restringira los datos conforme a la ley y al interes superior del menor.

15. Encargados, transmisiones y transferencias

Casa Roble puede encargar operaciones limitadas a proveedores de:

• Pagos electronicos, como Bold.
• Autenticacion, como Google, cuando el titular elige ese metodo.
• Correo transaccional, como Resend.
• Alojamiento, infraestructura, seguridad y almacenamiento, incluidos los proveedores contratados para la operacion del sitio.
• Transporte y entrega seleccionados para cada pedido.
• Soporte y atencion al cliente.

Los encargados reciben solo los datos necesarios, deben seguir instrucciones y aplicar medidas de seguridad y confidencialidad. Si existe transmision internacional, Casa Roble celebrara los acuerdos exigibles. Si existe transferencia internacional, verificara el nivel de proteccion, la autorizacion o la excepcion legal aplicable.

Antes de activar esta Politica debe completarse y validarse el inventario real de proveedores: [[LISTADO DE ENCARGADOS, PAISES Y FUNCIONES]].

Casa Roble no vende ni alquila datos personales.

16. Seguridad

Casa Roble aplica medidas administrativas, tecnicas y humanas proporcionales al riesgo, entre ellas control de acceso, cifrado en transito, proteccion de credenciales, registro de eventos, copias de seguridad, actualizaciones y gestion de incidentes.

Ningun sistema es infalible. Ante un incidente, Casa Roble investigara, mitigara sus efectos, conservara la evidencia necesaria e informara a titulares o autoridades cuando sea legalmente exigible.

17. Conservacion

Los datos se conservaran durante el tiempo necesario para las finalidades informadas y los plazos legales, contables, tributarios, contractuales y de defensa de reclamaciones. Despues se eliminaran, anonimizaran o bloquearan de manera segura segun corresponda.

Antes de activar esta Politica se debe aprobar la tabla de retencion: [[PLAZOS DE CONSERVACION POR CATEGORIA]].

18. Cookies y tecnologias similares

Casa Roble puede utilizar tecnologias estrictamente necesarias para autenticacion, seguridad, carrito, preferencias y funcionamiento. Las tecnologias no necesarias, especialmente las de analitica o publicidad, se activaran conforme a la informacion y consentimiento exigibles.

El sitio debera ofrecer informacion especifica sobre categorias, duracion, terceros y controles antes de incorporar herramientas no esenciales.

19. Vigencia y cambios

Esta Politica rige desde [[FECHA DE VIGENCIA]]. Los cambios se publicaran con su nueva version y fecha. Si modifican sustancialmente las finalidades o requieren nueva autorizacion, Casa Roble informara al titular y solicitara el consentimiento correspondiente.

Las bases de datos tendran la vigencia necesaria para cumplir sus finalidades y obligaciones legales.

Fuentes para la revision juridica

• Constitucion Politica de Colombia, articulo 15.
• Ley 1581 de 2012, especialmente articulos 4, 8, 12, 14 y 15.
• Decreto 1074 de 2015.
• Guias vigentes de la Superintendencia de Industria y Comercio sobre responsabilidad demostrada y tratamiento de datos personales.